Vijf tips om je mailbox onder controle te houden

Na een vakantie zit de mailbox vaak vol met tientallen, honderden of soms wel duizenden e-mails. Om de stortvloed aan berichten, nieuwsbrieven en reclame onder controle te houden geven we vijf tips.

Tip 1: Controleer je mailbox twee keer per dag

Maak van het controleren en versturen van mails een vast gepland onderdeel van je dag, bijvoorbeeld in de ochtend en op het einde van de dag. Op die manier wordt je inbox geen afleidende stoorzender voor je productiviteit en kan je je tijd besteden aan nuttigere taken.

Tip 2: Uitschrijven

Er is niets zo vervelend als je mailbox die overspoeld wordt door oninteressante nieuwsbrieven en commerciële berichten. Schrijf je daarom uit of zorg ervoor dat deze zogenoemde ‘grijze mail’ in de prullenbak terecht komt. Een andere mogelijkheid is een tweede account te maken waar je alle nieuwsbrieven en reclame ontvangt.

Top 3: Beperk je antwoorden tot vijf zinnen, indien mogelijk

Hou je e-mails kort en bondig. Zo neem je niet te veel tijd in van de andere, en krijg je ook een korte en bondige reactie terug.

Tip 4: Onderdruk de impuls om steeds het laatste woord te willen hebben

Soms moeten er geen woorden meer vuil gemaakt worden aan een discussie en is alles al gezegd. Als je mail geen extra informatie bevat, kun je hem best niet verzenden.

Tip 5: Beslis of mailen de beste manier is van communiceren

Gebruik geen mails voor dringende communicatie. Als je een snel antwoord wil, pak je beter de telefoon. Gaat het over een gevoelig onderwerp, knoop je beter een gesprek aan onder vier ogen.