E-mailen: de 7 doodzonden

Wetenschappers van de Kingston Business School in Londen hebben bepaald welke slechte e-mailgewoontes zorgen voor stress en spanning op de werkvloer. Het team van de universiteit analyseerde 28 e-mailaccounts om te zien welke berichten meer stress veroorzaakte bij de werknemers. Zij identificeerden zeven gewoonten, of ‘hoofdzonden’, die zorgen voor negatieve en zelfs schadelijke gevoelens.

Deze zeven ‘doodzonden’ zijn:

      1. Ping pong – e-mails die heen en weer vliegen
      2. E-mailen buiten de kantooruren
      3. E-mailen terwijl je gezelschap hebt
      4. Het volledig negeren van e-mails
      5. Het vragen om leesbevestigingen
      6. Onmiddellijk reageren op een e-mail
      7. Geautomatiseerde antwoorden en regels

Foute etiquette bij het e-mailen



Antwoorden op een e-mail binnen enkele seconden of antwoorden buiten de kantooruren geven collega’s het gevoel dat ze niet zo toegewijd zijn als de afzender.

Wanneer twee mensen snel antwoorden op elkaar’s e-mail ontstaat er een ‘ping pong’ effect, waar ze beiden druk voelen om snel te antwoorden en daardoor niet voldoende aandacht besteden aan de e-mails zelf.

Gebruik maken van automatische reacties, reageren op e-mails terwijl je gezelschap hebt of het compleet negeren van e-mails waren de voornaamste praktijken die gezien werden als onbeleefd. Mensen die voor elke triviaal bericht een leesbevestigingen aanvragen worden door hun collega’s bestempeld als ‘te veeleisend’.