De truc met de twee lijstjes van Warren Buffet
Met meer dan 50 miljard dollar op zijn rekening is Warren Buffet een van de rijkste mensen op aarde. Gezien zijn succes mogen we wel aannemen dat Buffet goed is in time-management. Financieel gezien kan je zelfs zeggen dat niemand zijn tijd beter gebruikt dan hij.
Buffet heeft een strategie die gebruik maakt van drie stappen. Hiermee probeert hij zijn werknemers te helpen hun prioriteiten te bepalen en zo te beslissen waar ze hun tijd aan moeten besteden.
Mike Flint was tien jaar lang de persoonlijke piloot van Buffet en vertelt wat hij van zijn baas leerde. Buffet en zijn piloot waren aan het praten over prioriteiten toen de miljardair voorstelde om drie stappen te overlopen.
Stap 1: Buffet vroeg aan Flint om zijn 25 belangrijkste doelstellingen op te lijsten, dus Flint nam zijn tijd en stelde het lijstje op.
Stap 2: Toen vroeg Buffet aan Flint om het lijstje nog eens te bekijken en enkel de vijf belangrijkste doelen te omcirkelen.
Stap 3: Flint had dus twee lijstjes. Lijst A met de vijf omcirkelde items en Lijst B met de twintig, niet omcirkelde doelen.
Flint bevestigde dat hij meteen met de top 5 doelen aan de slag zou gaan, maar toen vroeg Buffet wat hij met de tweede lijst van plan was.
Flint antwoordde, "Wel de top vijf zijn mijn belangrijkste doelen, de andere twintig komen op de tweede plaats. Ze zijn ook belangrijk dus ik zal er tussendoor aan werken als ik er tijd voor heb. Ze zijn niet zo belangrijk, maar ik ben nog steeds van plan er aandacht aan te besteden."
Waarop Buffet reageerde, "Nee. Je bent fout Mike. Alles dat je niet omcirkeld hebt, belandt op je 'Ten-alle-kosten-vermijden-lijstje'. Wat er ook gebeurt, je besteedt geen aandacht aan dat lijstje tot je je top-vijf hebt afgewerkt."
Onbelangrijke dingen achter je laten is eenvoudig, maar dingen die je belangrijk vindt loslaten is veel moeilijker. Het is heel moeilijk om te voorkomen dat je tijd besteedt aan dingen die je makkelijk kan goedpraten, ook al hebben ze niet echt een grote verdienste. De zaken waar je om geeft, maar die niet erg belangrijk zijn, zijn de grootste gevaren om je vooruitgang in gevaar te brengen.
Elke gedraging heeft een kost, zelfs neutrale gedragingen zijn niet echt neutraal. Ze gebruiken ruimte, energie en tijd die je anders in belangrijkere dingen kan investeren.
Dat is wat Buffet zijn strategie zo briljant maakt. De items 6 tot en met 25 zijn dingen waar je om geeft. Ze zijn belangrijk voor jou. Het is niet raar als je er tijd aan zou besteden. Maar als je ze vergelijkt met je top vijf dan is het alleen maar bijzaak. Tijd spenderen aan onbelangrijke doelen is de reden waarom je 20 half-afgewerkte projecten hebt in plaats van vijf afgewerkte projecten.