Vijf tips voor een vliegende start

1. Pas de Pomodoro-techniek toe

Eén van de tips die structuurcoach Shelley Barendregt geeft aan werknemers die productiviteit missen, is de Pomodoro-techniek. Hierbij werk je gefocust aan één taak voor 25 minuten en vervolgens neem je 5 minuten pauze. Na een aantal ‘pomodoro’s’, houd je een langere pauze van zo’n twintig minuten.

Deze techniek heeft enkele voordelen:

1. Je werkt gefocust aan één taak en gaat niet multitasken.

2. Je verplicht jezelf pauzes te nemen (het is bewezen dat die goed zijn voor de productiviteit).

3. Het is veel beter om eens vijf minuten de benen te strekken, dan de hele dag doelloos naar je scherm zitten te turen.

2. Laat je mailbox niet openstaan

De meesten van ons hebben onze e-mail de hele dag openstaan en beantwoorden een mail meteen als die binnenkomt. Maar hierdoor word je elke keer afgeleid van je taak. Het duurt vervolgens een stuk langer om je oorspronkelijke taak af te krijgen. Maak daarom de afspraak met jezelf dat je je mail twee à drie keer per dag checkt en beantwoordt. De rest van de tijd is je mailprogramma afgesloten.

3. Gebruik je piek- en daluren

Productiviteit gaat over meer dan alleen je tijd managen. Het gaat ook om je energie nuttig inzetten. Shelley raadt dan ook aan om gebruik te maken van je piek- en daluren als je het gevoel hebt dat je tijd te kort komt. In je piekuren ben je op je productiefst en doe je taken die veel actie van je hersencellen eisen. In je daluren (bijvoorbeeld aan het einde van je werkdag), pak je makkelijkere taakjes op, zoals het beantwoorden van mails.

4. Deel je opdrachten in subtaken in

We hebben allemaal doelen en grote projecten die maar niet van de grond lijken te komen. Het probleem is niet dat je echt tijd te kort komt, maar waarschijnlijk dat de doelen als te overweldigend aanvoelen en bovendien geen deadline hebben. Stel je voor dat je ‘een boek schrijven’ op je to-dolijstje hebt staan. Daar ga je aan het einde van de dag niet meer aan beginnen. Dat voelt namelijk als een te grote taak, die maar naar morgen geschoven moet worden.

Je zal zien dat als je dat boek opdeelt in meerdere subdoelen (van het schrijven van de inleiding tot het vormgeven van de cover), het veel makkelijker is om eraan te beginnen. Wanneer je vervolgens al die subdoelen een deadline geeft, ben je goed op weg. Je creëert dan ook namelijk urgentie.

5. Weet wat prioritair is

Ook elke dag bepalen welke taken prioriteit hebben, zal je werkleven veel makkelijker maken. Maar hoe doe je dat als alle taken belangrijk lijken? Allereerst is het hiervoor goed om te weten welke doelen je wil bereiken. Vervolgens kan je de taken die hieraan bijdragen prioriteit geven.