Bedrijfsevenementen afzeggen vanwege het coronavirus: hier moet je op letten

Hand sanitizer
Foto Unsplash

Wereldwijd treft het ons allemaal: het coronavirus, oftewel. Restaurants en cafés sloten eerder al hun deuren, vluchten en vakanties worden massaal gecanceld, festivals mogen niet langer doorgaan en ook bedrijfsevenementen komen plat te liggen. Had jij binnen de komende periode tot 1 juni een bedrijfsevenement gepland? Dan moet je hier op letten.

Op maandag 23 maart luidde het slechte nieuws dat niet alleen bijeenkomsten van 100 personen niet plaats mogen vinden, maar tevens alle bijeenkomsten, ongeacht de grootte van de mensenmassa, niet door mogen gaan. Maandenlang heb je gewerkt aan bijvoorbeeld jouw bedrijfsevenement, investeerde je honderden tot duizenden euro’s en zette jij je met man en macht schrap voor de grote dag. Begrijpelijk dus, dat je flink baalt. Echter baal niet alleen jij hiervan, ook de mensen die zich in hebben gesteld op het evenement zullen ervan balen. Belangrijk is om dit zo goed mogelijk af te zeggen, zodat beide partijen begrip hebben voor deze kenmerkende situatie van overmacht en er zo geen (of tenminste, zo min mogelijk) verliezers zullen zijn.

1.   Up to date

Wel zo netjes is het, wanneer jij binnen de komende maanden een evenement op de planning had staan, om jouw bezoekers op de hoogte te brengen van de annulering van het evenement. Vast en zeker zullen zij het op het nieuws al hebben meegekregen en is de kans groot dat er bij hen al zo’n vermoeden over de annulering bestaat, maar toch is het netjes. Al is het enkel uit principe. Je ticket kopers zijn de prioriteit. Zij kochten bij jou een kaartje of ontvingen een uitnodiging, dus zij hebben recht op – en verwachten duidelijkheid. Hoe sneller je deze ticket kopers inlicht, hoe beter het zal vallen. Mochten ze ver moeten reizen, dan kunnen zij hier nog rekening mee houden. Stuur jouw bezoekers daarom zo snel mogelijk een e-mail of bel ze op als je daar de mogelijkheid toe hebt. Ook is het praktisch om ze in te lichten via jouw website, sociale media en door middel van e-mailmarketing.  Krijgen jouw bezoekers een vergoeding of restitutiebedrag? Communiceer dan duidelijk wanneer jij deze zal verwerken, zodat zij weten wanneer zij dit bedrag terug krijgen.

2.   Restitutie verlenen

Nu we toch spreken over restitutie: dit acht de bezoeker vaak als een van de belangrijkste aspecten. En, zeg nou zelf: (bijna) niets is vervelender dan het uitgeven van geld, waarvan je weinig tot niets meer terugziet. Probeer daarom, mits dit mogelijk is, een volledige restitutie te verlenen om dit proces snel te starten.

3.   Leg de focus op jouw bezoekers

Echt, we snappen het. Het moeten afzeggen van jouw bedrijfsevenement is een worst case scenario. Probeer daarom rustig te blijven en de focus te leggen op jouw bezoekers. Als je het op een open en verantwoordelijke manier doet, waarbij je de situatie van onmacht – en eventueel de risicofactoren voorlegt, zal menig mens hier absoluut begrip voor hebben.