Productiever zijn? Plan ‘witjes’ in je agenda

Productiever zijn? Plan ‘witjes’ in je agenda
Foto Unsplash

Vliegen de werkdagen aan je voorbij? En heb je het gevoel dat je altijd tijd te kort komt? Gebruik dan voortaan deze slimme timemanagement technieken.

Begin de dag met een kikker

Heb je last van uitstelgedrag? Dan is het een goed idee om de dag te beginnen met het doorslikken van een kikker. Dit houdt in dat je begint met een taak die je steeds uitstelt. Meestal zijn dat dingen waar je tegenop ziet, omdat het ingewikkeld is of omdat je het niet leuk vindt om te doen. De theorie achter deze techniek is: hoe langer je het uitstelt, hoe meer moeite het kost om te doen. Ben je eenmaal deze drempel over, dan is alles wat je daarna moet doen een makkie.

Tips



Wees kritisch op wat je doet. Op kantoor is het verleidelijk om je dag te vullen met leuke praatjes. Voordat je het weet is de werkdag dan alweer voorbij en heb je bijna niets van je to-do list kunnen afstrepen. Wees daarom kritisch op wat je doet en pas deze tips toe:

1. Krijg je continu vragen? Leer jezelf dan om niet meteen overal ‘ja’ op te zeggen. Het is helemaal niet gek om te zeggen dat je eerst moet nadenken over je antwoord.

2. Bedenk of je echt bij elke vergadering moet zijn of dat je het ook anders kunt oplossen. Vraag jezelf ook af hoeveel procent van je tijd je ongeveer aan overleggen wilt besteden. Is dat tien of twintig procent? Houd gedurende de week in de gaten of je niet over deze grens gaat.

3. Stel jezelf de vraag: ‘Moet ik dit nu doen?’ Je kunt deze vraag op verschillende manieren lezen door het accent telkens op een ander woord te leggen. Zeg bijvoorbeeld ‘Móet ik dit nu doen?’ of ‘Moet ík dit nu doen?’. Het houdt je scherp in het stellen van prioriteiten.

Maak ruimte voor ‘witjes’

Volgens zenmonnik Paul Loomans ben je productiever als je ‘witjes’ in je agenda zet. Een witje bestaat uit een activiteit waar je je concentratie niet voor nodig hebt. Denk aan het zetten van koffie, het maken van een korte wandeling of even op de bank voor je uit staren. Witjes heb je nodig om gefocust te blijven. Ga dus niet door totdat je niet meer kunt, maar neem regelmatig een korte pauze. Wissel bijvoorbeeld drie kwartier werken af met een witje van een tien minuten. Zo heb je aan het eind van de dag nog genoeg energie en ben je tegelijkertijd ook productief geweest.

Stel wekelijkse doelen

Het is fijn om te weten wat je de komende week op je werk wilt bereiken. Zo kun je beter bepalen waar je ‘nee’ tegen moet zeggen en word je minder snel overladen met werk waar je eigenlijk geen tijd voor hebt. Een handige manier om erachter te komen wat je doelen zijn, is door deze zin af te maken: ‘Vrijdagavond lig ik tevreden in bed als…’ Schrijf maximaal drie doelen op en houd het klein en concreet. Zo voorkom je dat het wekenlang op je to-do list blijft staan. Zelfs het opschonen van een map op je computer kan al een doel zijn.