Maakt ‘E-mailloze Vrijdag’ organisaties efficiënter?

U heeft er misschien nog niets van gehoord, maar het is vandaag alweer de 10e  ‘E-mailloze Vrijdag’. Eén dag lang worden organisaties, overheden en bedrijven opgeroepen om geen of zo weinig mogelijk e-mails te versturen. 

Wie toch mails moet lezen, wordt aangemoedigd zoveel mogelijk telefonisch of face-to-face te antwoorden. Na tien edities raakt het initiatief bij meer en meer organisaties ingeburgerd.

“Gemiddeld 60 e-mails per dag”



Volgens Gunnar Michielssen, die E-mailloze Vrijdag tien jaar geleden lanceerde, bevestigt wetenschappelijk onderzoek dat het ongebreidelde gebruik van e-mail de productiviteit van werknemers ondermijnt én stresslevels verhoogt. “Gemiddeld ontvangen professionals in België zo’n 60 e-mails per dag, waarvan slechts een 25 echt nuttig zijn”, stelt Michielssen. “Zelfs met de komst van Messenger en Whatsapp blijft het aantal mails verder stijgen met gemiddeld 3% per jaar. Onderzoek van de Amerikaanse Radicati-groep toont aan dat respect voor best practices gemiddeld 20 werkdagen per werknemer per jaar uitspaart.”

Getuigenis van stad Harelbeke

De 250 medewerkers van het  kleine West-Vlaamse stadje Harelbeke doen dit jaar voor de eerste keer mee en halen alles uit de kast om er een succes van te maken. Wouter Linseele, hoofd communicatie van Harelbeke, gelooft rotsvast in de meerwaarde van één dag zonder e-mail: “De nood aan een sensibilisering is absoluut aanwezig. Nog altijd blijven mijn collega’s meer mails ontvangen én versturen, waardoor e-mail een steeds groter deel van de werkdag wegkaapt. Die communicatie verloopt niet altijd efficiënt en gaat ten koste van ander belangrijk werk. E-mailloze Vrijdag is zeker geen stunt, maar eerder een manier om mensen te wijzen op efficiëntere alternatieven voor e-mail.”

Geen mirakeloplossing

“E-mailloze Vrijdag is zeker geen mirakeloplossing”, aldus nog Linseele. “Organisaties die efficiënt willen blijven, moeten het gebruik van alle communicatietools goed monitoren én hun mensen coachen om hier optimaal mee om te gaan. Zo geeft de stad Harelbeke ook voor en na E-mailloze Vrijdag trainingen aan de medewerkers om rond efficiënt inboxbeheer en betere communicatietechnieken. Het is dus vooral een zaak van sensibilisering.”