Zo houd je je mailverkeer binnen de perken

Foto Unsplash

Puilt jouw inbox steevast uit z’n voegen? Hoog tijd om daar verandering in te brengen. Met deze tips houd je je mailverkeer binnen de perken en je inbox netjes. Weg mailstress!

1. De tweeminutenregel

Beantwoord mails die je binnen de twee minuten kan afhandelen meteen. Al de rest plaats je best in een afzonderlijke map.

2. Controleer niet obsessief je mails

Onderzoeken hebben al herhaaldelijk uitgewezen dat je met multitasken meer tijd verliest dan dat je ermee wint. Na elke e-mailbreak die je van je echte werk afhoudt, duurt het gemiddeld zes minuten vooraleer je opnieuw geconcentreerd bent. Check je mails dus maximaal drie keer per dag, op de momenten dat je er effectief tijd voor hebt.

3. Wees spaarzaam met cc

Het kan een gerustgesteld gevoel geven om je collega’s regelmatig in cc te zetten, omdat je zo zeker bent dat iedereen alle nodige info heeft. Het resultaat is dat veel collega’s jou ook sneller in cc zullen zetten, waardoor je mailbox binnen no time uitpuilt.

4. Gebruik de onderwerpregel slim

Een korte vraag of een mededeling die je perfect kan samenvatten, kan je net zo goed in de onderwerpregel zetten. Eindig met eom (end of message), zodat de ontvanger weet dat hij of zij het bericht niet moet openklikken.

5. Houd je inbox leeg

Een inbox is niet hetzelfde als een to-dolijst. Verwijder alle overbodige mails zo snel mogelijk, zodat je het overzicht behoudt.