Zo evalueer je een project in 3 stappen

Uit elk project valt te leren. Al is er wel een voorwaarde. Je moet aan het einde van het project durven eerlijk te evalueren. Hoe pak je dit aan?

Stap 1: Beantwoord de juiste vragen

In een geslaagd evaluatieoverleg worden de juiste onderwerpen aangesneden. Laat je gidsen door deze vragen:

  • Zijn alle projectdoelstellingen behaald?
  • Is het projectschema gehaald?
  • Is het project binnen budget voltooid?
  • Hadden eventuele problemen voorzien en gepland kunnen worden?
  • Zijn de problemen goed aangepakt?
  • Hebben de gebruikte projectsystemen en -procedures goed gewerkt?

Stap 2: Nodig alle mensen uit

Lijst alle mensen op die in een stadium hebben meegewerkt aan het project. Nodig deze allemaal uit. Wanneer de lijst toch te lang is, kan je overwegen om apart met kleinere subgroepen te vergaderen.



Vervolgens hou je een algemene bijeenkomst om de uitkomsten van de kleinere vergaderingen aan de volledige groep voor te leggen. Nu kunnen nog suggesties gemaakt worden en oplossingen besproken.

Stap 3: Wijs geen schuldigen aan

Vertel aan het begin van de sessie dat de evaluatie niet bedoeld is om schuldigen aan te wijzen. Benadruk expliciet dat leren het doel is. Wanneer aanwezigen toch aanhoudend kritiek op elkaar uiten, moet jij het gesprek weer in handen nemen. Stel deze vragen:

  • Wat kan je bij een volgend project doen om een dergelijke situatie effectiever aan te pakken?
  • Wat kun je bij een volgend project doen om zo’n situatie te vermijden?
  • Wanneer er geen antwoorden komen, kan je jouw oplossingen geven en naar de mening van je mensen vragen.

Bron: Projectmanagement voor dummies, Stanley E. Portny,
BBNC uitgevers, 2016. ISBN 978-90-453-5325-8

Foto: Pexels