Management Assistant voor een sectorbureau (tijdelijk)

  • Fulltime
  • Overal
  • 12 maanden geleden geplaatst

UZ Gent

Je wordt de administratieve, organisatorische en beleidsondersteunende medewerker van het dagelijks bestuur van een sectorbureau. De sector wordt aangestuurd door een sectorvoorzitter en een zorgmanager.
 

  • Je bent het aanspreekpunt voor zowel telefonische  als persoonlijke contacten. In deze functie zorg je steeds voor een vlotte en correcte afhandeling van de gesprekken door een juiste selectie toe te passen inzake planning en/of doorverwijzing naar de leden van het sectorbureau, sectorraadsleden, leidinggevenden van de sector of zelf in te staan voor de verdere afhandeling of opvolging.
  • Je verwerkt en behandelt inkomende en uitgaande correspondentie. Je bewaakt en plant de agenda’s, volgt afspraken en deadlines op. Je organiseert vergaderingen en staat in voor een beknopte en volledige verslaggeving.
  • Je verwerkt gegevens op vraag van de sectorbureauleden in rapporten, statistieken en presentaties. Je maakt a.d.h.v. MS Office toepassingen algemene nota’s, brieven, affiches, presentaties en afsprakennota’s op.
  • Je staat in voor het beheer van documentatie en de archivering ervan. Je registreert en klasseert relevante informatie met het oog op een maximale toegankelijkheid van de bestanden, de dossieraanmaak en de opvolging.
  • Je ondersteunt het beheer van de personeelsformaties en het oplossen van personeelsaangelegenheden in de sector.
  • Je hebt een diploma bachelor/graduaat, bij voorkeur in een administratieve richting. Indien je een hoger of lager diploma hebt kom je niet in aanmerking voor de functie.
  • Ervaring in een soortgelijke functie is een pluspunt.
  • Je beschikt over een grote inzet, bent sterk betrokken en positief ingesteld.
  • Je bent polyvalent, stelt je flexibel op en beschikt over de nodige stressbestendigheid.
  • Je weet prioriteiten te leggen en hebt een sterk organisatievermogen.
  • Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, je kunt beknopt en duidelijk – zowel schriftelijk als mondeling – rapporteren en verslaggeven.
  • Je bent computervaardig en werkt vlot met Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Daarnaast ben je bereid de volgende ICT-applicaties aan te leren: SPX (planning), Biluka en SAP.
  • Je kan autonoom werken, maar hebt er ook geen problemen mee om in onderling overleg met een collega dezelfde taken uit te werken en hierrond de nodige afspraken m.b.t. uitvoering te maken.
  • Je kunt goed en correct samenwerken met collega’s, administratief medewerkers en leidinggevenden.
  • Je handelt en denkt proactief mee. Assertiviteit en discretie typeren je.
  • Je bent onmiddellijk beschikbaar.

Salarisschaal:

  • Verloning volgens de schaal B111/B112/B113 met een minimum brutomaandloon van 2.288 euro en een maximum brutomaandloon van 3.910 euro voor een voltijdse tewerkstelling. Het brutomaandloon is afhankelijk van de toegekende relevante ervaring.

Troeven UZ Gent:

  • Aanstelling in een voltijds contract van bepaalde duur voor de periode van een jaar, mogelijk verlengbaar. Voorziene startdatum: 16 februari 2016.
  • Overname anciënniteit van openbare diensten (onbeperkt), relevante ervaring uit de privésector (max. 9 jaar) en toekenning van 2 jaar fictieve anciënniteit.
  • Gratis hospitalisatieverzekering en gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
  • Naast on-the-job-opleiding krijg je voldoende mogelijkheden om interne opleidingen (persoonlijke en technische competenties) te volgen en je extern bij te scholen.
  • Een gunstige uurregeling en interessante verlofregeling: 26 dagen verlof + 12 dagen recuperatiedagen (40 urenweek ipv 38 urenweek). Officiële feestdagen + decretale feestdagen (11/07, 02/11, 15/11, 26/12) + 2 halve dagen Gentse Feesten.
DELEN